Vedení účetních dokladů a evidence je povinností pro všechny právnické osoby. Dále poté pro fyzické osoby, které v minulém účetním období překročily obrat 25 milionů Kč nebo jsou zapsané v obchodním rejstříku. Povinnost vést účetnictví může také uložit zvláštní předpis. Poslední možnost, jak někdo může vést účetnictví, je dobrovolně. Fyzické osoby, které nemusí vést účetnictví, mají povinnost vést daňovou evidenci. Účetnictví je definováno jako nástroj, který vypovídá o ekonomické situaci v podniku. Sleduje a eviduje stavy a toky všech ekonomických činností v peněžních jednotkách.
Vedení účetnictví má svá pravidla
Vedení účetnictví se musí řídit určitými pravidly. Úkolem účetnictví je zaznamenávat informace o hospodářských jevech v podniku. Zaznamenávají se v peněžních jednotkách. Účetnictví slouží jako zdroj informací pro hospodaření firmy, může sloužit jako důkazní materiál při vedení sporů (i soudních). Dále poskytuje informace pro daňové účely a umožňuje kontrolu stavu majetku a hospodaření s ním.
Vedení účetnictví probíhá podle zákona o účetnictví. Ten ukládá, že musí být:
- Úplné – musí v něm být zaúčtované všechny účetní případy za dané účetní období,
- Průkazné – účtovat se musí na základě účetních dokladů,
- Správné – účtovat se musí podle již zmiňovaného zákona o účetnictví.
Vedení účetnictví se dále řídí několika zásadami. Funguje na akruální bázi, tedy veškeré účetní operace jsou zaúčtovány v tom okamžiku, ve kterém se staly, nikoliv ve chvíli, kdy došlo k pohybu finančních prostředků. Tyto údaje se totiž mohou od sebe lišit – typickým příkladem jsou faktury a jejich odložené doby splatnosti.
Vedení účetnictví v průběhu roku
Vedení účetnictví je založeno na principu zachycení jedné účetní operace na dva účty. Každý účet má dvě strany – má dáti a dal. Každá účetní operace se musí vyskytovat jednou na straně „má dáti“ a jednou na straně „dal“. Účtů existuje několik druhů. Základní dělení je na aktivní a pasivní účty, dále existují ještě účty rozvahové a podrozvahové. Rozvahové účty se otevírají na začátku každého účetního období a zapisují se na ně počáteční stavy. Na aktivní a pasivní účty se zapisuje průběžně po celé účetní období. Na aktivní účty se na levou stranu (má dáti) zapisují aktiva, na stranu dal (pravou) poté úbytku. Pasivní účty se chovají přesně opačně než aktivní. Přírůstky pasiv se účtují na pravou stranu (dal), úbytku poté doleva (má dáti). Na aktivních i pasivních účtech se na konci každého účetního období zjišťuje konečný zůstatek. Spočítá se jako rozdíl sum na obou stranách a rovněž se zaúčtuje. Jednou na příslušnou stranu svého účtu tak, aby byl účet vynulován, podruhé na tzv. konečný účet rozvážný.
Vedení účetnictví na konci a začátku účetního období
Vedení účetnictví na konci každého účetního období začíná již zmíněným uzavírání všech účtů. Vypočítá se na nich konečný zůstatek, jenž se zanese na konečný účet rozvážný. Opačný postup poté přichází na řadu na začátku nového účetního období, kdy do hry vstupuje počáteční účet rozvážný. Na něj se přenesou sumy z konečného účtu rozvážného a zaúčtují se rovněž jako počáteční stavy na příslušné aktivní a pasivní účty. Na konci i začátku účetního období se sestavuje tzv. rozvaha, v níž jsou uvedena všechny aktiva (dlouhodobý majetek, zásoby, pohledávky, peníze) a pasiva (vlastní kapitál, výsledek hospodaření, závazky, rezervy, úvěry), kterými podnik disponuje. Principem celého účetnictví je, aby byla rozvaha vyrovnaná.
